Рекомендации по внесению изменений в государственные контракты

08.01.2018

Рекомендации по внесению изменений в государственные контракты

Текст обновлен 19.02.2024.

При обнаружении ошибки ввода в контракте, если прошло мало времени то можно расформировать бюджетное обязательство, снять утверждение с контракта и исправить ошибку. Если с момента утверждения контракта прошло много времени (есть документы об исполнении контракта) и расформирование Б/О не представляется возможным, тогда необходимо вносить изменение в контракт.
Изменение контракта производится с использованием функции «Состояние» - «Внести изменения». Функция доступна для записи раздела в состоянии «Утвержден».
При вызове функции «Состояние» - «Внести изменения» создается новая версия контракта (новая строка в разделе) и увеличивается на 1 количество изменений. После утверждения новой версии предыдущая версия контракта становится недействующей.
Ниже описаны наиболее сложные ситуации при внесении изменений в контракты:
1. Внесение изменений в бюджетную классификацию (структуру расходов, ПБЕ или КОСГУ) если не было поставок по контракту.
2. Внесение изменений в бюджетную классификацию (структуру расходов, ПБЕ или КОСГУ) если были поставки и платежи по контракту.
3. Расторжение контракта.
4. Внесение изменений в контракт при изменении цены на товары/услуги.
5. Перерегистрация бюджетных обязательств (перенос остатка оплаты по контракту (кредиторки) на следующий год).
6. Перенос переплаты по контракту в счет оплаты следующего контракта.

1. Внесение изменений в бюджетную классификацию (структуру расходов, ПБЕ или КОСГУ) если не было поставок по контракту.
1.1. Желательно перед процедурой внесения изменений выполнить пересчет сумм исполнения контракта. Для этого на контракте нажать правой кнопкой мыши, в меню выбрать "Расширения" – "Пользовательские процедуры" и запустить "Пересчет количества и сумм исполнения госконтракта".
1.2. На контракте правой кнопкой выполните «Состояние» - «Внести изменения», в открывшейся форме ввести дату внесения изменений.

1.3. Во вкладке "Товары и услуги" можно просто исправлять любые поля (бюджетную классификацию, номенклатуру, цену и др.), система не будет контролировать корректность изменений, т.к. исполнения контракта еще не было.
1.4. Во вкладке "Финансирование" исправлять можно только сумму. Если необходимо внести изменение в бюджетную классификацию то необходимо добавить строку с новой классификацией, а строку со "старой" классификацией исправить указав для этой строке нужную сумму (это может быть 0 если происходить полная смена классификации).
1.5. Утвердить изменение контракта, на новой редакции контракта правой кнопкой "Состояние - Утвердить контракт/закупку".
1.6. Формирование корректирующего Б/О: в разделе "Бюджетные обязательства" на действующем Б/О по контракту выполнить действие "Формирование - Корректирующее обязательство - Сформировать", указать дату корректирующего обязательства.
Суммы для корректирующего Б/О будут попадать автоматически из внесенных изменений во вкладку "Финансирование" государственного контракта.
1.7. Отработать в учете корректирующее Б/О.

2. Внесение изменений в бюджетную классификацию (структуру расходов, ПБЕ или КОСГУ) если были поставки и платежи по контракту.

Способ применим при изменение бюджетной классификации, при исполнении контракта, связанной с ошибками планирования и не относится к ситуации когда классификация меняется при наступлении нового финансового года.
2.1. Желательно перед процедурой внесения изменений выполнить пересчет сумм исполнения контракта. Для этого на контракте нажать правой кнопкой мыши, в меню выбрать "Расширения" – "Пользовательские процедуры" и запустить "Пересчет количества и сумм исполнения госконтракта".
2.2. Сторнирование документов на поставку товаров/услуг, необходимо сформировать сторнирующий документ из вкладки "Товары и услуги" контракта по всей поставленной номенклатуре, для этого выделите записи по которым были поставки и запустите формирование внутреннего документа, укажите в направлении документа "Сторно".

Номер документа можно указать "сторно", "корр", "исправл" и т.д., чтобы было понятно и вам и в актах сверки. Отработайте в учете сформированный сторнирующий документ.
2.3. Если возникнет ситуация, что необходимые для сторнирования поставленные товары уже списаны, то списание надо или отменить или сторнировать. Как это делать, здесь описывать не будем (делать это необходимо из-за того, что после внесения изменений в контракт и восстановления поставок по новой классификации контракта, списание надо будет сделать также с учетом новой классификации).
2.4. На контракте правой кнопкой выполните «Состояние» - «Внести изменения», в открывшейся форме ввести дату внесения изменений.

2.5. Изменение информации по вкладке "Товары и услуги":
в строках со "старой" классификацией исправьте суммы и количество, которые необходимо оставить для этой классификации (если на новую классификацию необходимо перенести всё количество и сумму, то в строках со "старой" классификацией сумму и количество необходимо "занулить"). Строки с "новой" классификацией необходимо добавить в спецификацию "Товары и услуги".
2.6. Во вкладке "Финансирование" если необходимо внести изменение в бюджетную классификацию, то необходимо добавить строку с новой классификацией, а строку со "старой" классификацией исправить, указав для этой строки нужную сумму (это может быть 0 если происходит полная смена классификации).
2.7. Уточнение бюджетной классификации платежей. На контракте выберите действие просмотреть Банковские документы.

Отметьте все Б/Д галочкой и нажмите Формирование – Сформировать Уведомление об уточнении. Укажите параметры, установите чек «Сформировать корректирующее бюджетное обязательство».

В результате сформируются банковские документы с типом уведомление, в спецификации которых будут записи со старой и новой бюджетной классификацией. Также сформируется корректирующее бюджетное обязательство. Отработайте банковские документы (уведомления).
2.8. Утвердить изменение контракта, на новой редакции контракта правой кнопкой "Состояние - Утвердить контракт/закупку".
2.9. Отработать в учете корректирующее Б/О.
2.10. Выполните формирование документа на поставку товаров/услуг с учетом новой классификации.

3. Расторжение контракта.

В результате расторжения контракта обычно необходимо уменьшить сумму Б/О до суммы исполнения договора (это необходимо для восстановления лимитов, чтобы на эту сумму заключить другой контракт).
3.1. Желательно перед процедурой внесения изменений выполнить пересчет сумм исполнения контракта. Для этого на контракте нажать правой кнопкой мыши, в меню выбрать "Расширения" – "Пользовательские процедуры" и запустить "Пересчет количества и сумм исполнения госконтракта".
3.2. На контракте правой кнопкой выполните «Состояние» - «Внести изменения», в открывшейся форме ввести дату расторжения.

3.3. Во вкладке "Товары и услуги" во всех строках исправьте суммы и количество по спецификации контракта, сравняв их с суммами исполнения.

3.4. Во вкладке "Финансирование" во всех строках исправьте суммы, также сравняв их с суммами исполнения.

3.5. Утвердить изменение контракта, на новой редакции контракта правой кнопкой "Состояние - Утвердить контракт/закупку".
3.6. Формирование корректирующего Б/О: в разделе "Бюджетные обязательства" на действующем Б/О по контракту выполнить действие "Формирование - Корректирующее обязательство - Сформировать", указать дату корректирующего обязательства.
Суммы для корректирующего Б/О будут попадать автоматически из внесенных изменений во вкладку "Финансирование" государственного контракта.
3.7. Отработать в учете корректирующее Б/О.
3.8. Выполните действие регистрирующее факт расторжения контракта, на редакции контракта правой кнопкой "Расторжение" - "Расторгнуть контракт".

4. Внесение изменений в контракт при изменении цены на товары/услуги.
4.1. Желательно перед процедурой внесения изменений выполнить пересчет сумм исполнения контракта. Для этого на контракте нажать правой кнопкой мыши, в меню выбрать "Расширения" – "Пользовательские процедуры" и запустить "Пересчет количества и сумм исполнения госконтракта".
4.2. На контракте правой кнопкой выполните «Состояние» - «Внести изменения», в открывшейся форме ввести дату расторжения.

4.3. Изменение информации во вкладке "Товары и услуги":
4.3.1. При изменении суммы на услуги достаточно изменить сумму спецификации.

4.3.2. Изменение цены на товары:
Прямое исправление цены недоступно в контрактах, в строках со старой ценой надо уменьшить количество товара до поставленного количества, а остаток количества с новой ценой добавить в спецификацию контракта новой строкой.

4.4. Во вкладке "Финансирование" изменение сумм надо делать если изменяется сумма по КБК, КОСГУ контракта.
4.5. Далее утвердить изменение контракта, на новой редакции контракта правой кнопкой "Состояние – Утвердить контракт/закупку".
4.6. Этот пункт надо делать если изменяли сумму по пункту 4.4.
Формирование корректирующего Б/О: в разделе "Бюджетные обязательства" на действующем Б/О по контракту выполнить действие "Формирование – Корректирующее обязательство – Сформировать", указать дату корректирующего обязательства.
Суммы для корректирующего Б/О будут попадать автоматически из внесенных изменений во вкладку "Финансирование" государственного контракта.
4.7. Если формировалось корректирующее Б/О, то его отработать в учете.

5. Перерегистрация бюджетных обязательств (перенос остатка оплаты по договору (кредиторки) на следующий год).
Неисполненная часть бюджетного обязательства на конец текущего финансового года подлежит перерегистрации и учету в очередном финансовом году.
Перерегистрация обязательств возможна только когда суммы "Исполнено" равны суммам текущего года. Т.о. если обязательство, принятое на текущий год, но не исполнено в текущем году, то в него и в контракт сначала необходимо внести соответствующие изменения.
5.1. На контракте правой кнопкой выполните «Состояние» - «Внести изменения», в открывшейся форме введите дату выполнения перерегистрации.

5.2. Во вкладке "Финансирование" необходимо уменьшить суммы спецификаций контракта до сумм исполнения текущего финансового года. Добавьте строки на сумму остатка исполнения с указанием даты относящейся к очередному финансовому году.

5.3. Утвердите изменение контракта, на новой редакции контракта правой кнопкой “Состояние – Утвердить контракт/закупку”. Если необходимо, то галки сверок по годам и по классификации можно снять.
5.4. Формирование корректирующего Б/О: в разделе "Бюджетные обязательства" на действующем Б/О по контракту выполнить действие "Формирование – Корректирующее обязательство – Сформировать", указать дату для корректирующего обязательства (это должен быть конец текущего финансового года, например 31.12.2021). Суммы для корректирующего Б/О будут попадать автоматически из внесенных изменений во вкладку “Финансирование” государственного контракта, причем суммы остатка оплаты попадут в поле "Сумма на плановый период".

5.5. Отработать в учете корректирующее Б/О.
5.6. Для перерегистрации предназначено действие "Перерегистрация обязательства" - "Перерегистрировать обязательство". На последнем скорректированном обязательстве выполните это действие и в параметре "Дата" укажите дату начала очередного (следующего) финансового года (на эту дату должны присутствовать необходимые лимиты бюджетных обязательств).
5.7. Отработайте перерегистрированное обязательство правилом отработки "Приняты Б/О".
5.8. Кредиторка в части денежного обязательства (ДО) оформляется бух.справой.

6. Перенос переплаты по контракту в счет оплаты следующего контракта.
Обычно такая ситуация возникает по контрактам заключенным с ресурсоснабжающими организациями (Газпром, ТВК и т.д.).
Решение вопроса заключается в регистрации двух банковских документов, первый из которых снимает переплату с предыдущего контракта, второй вносит ее на новый контракт.
6.1. Из бюджетного обязательства предыдущего контракта сформировать банковский документ со следующими параметрами:

тип документа "Перенос"
дата банковского документа должна относиться к периоду финансирования по предыдущему контракту (например если платежи по контракту производились в 2022 году, то дату документа можно поставить 31.12.2022).
установить признак "Документ на возврат"
финансовая операция "возврат"
правило отработки "Расчеты с поставщиками в оплату счетов (возврат текущего года) (-)" в соответствии с видом финансового обеспечения

В буфере формирования банковского документа установить сумму и указать дату проведения соответствующую периоду финансирования нового контракта (например если платежи по новому контракту будут производиться в 2023 году, то дату проведения можно поставить 01.01.2023).

6.2. Отработать в учете банковский документ. В результате сумма оплат по предыдущему контракту уменьшится на сумму документа.
6.3. Из бюджетного обязательства нового контракта сформировать банковский документ со следующими параметрами:

тип документа "Перенос"
дата банковского документа должна относиться к периоду финансирования по новому контракту (например если платежи по контракту будут производиться в 2023 году, то дату документа можно поставить 01.01.2023)

В буфере формирования банковского документа установить сумму и указать дату проведения равную дате этого банковского документа).

6.4. Отработать в учете банковский документ. В результате по новому контракту будет зафиксирована оплата на сумму переноса с предыдущего контракта.
6.5. В идеальном исполнении этого переноса, 2 этих банковских документа будут отработаны в учете в один день (т.к. дата проведения будет одна и та-же). Первый документ сторно оплаты с предыдущего контракта, второй документ оплата по новому контракту. В учете общий баланс по этим документам будет ноль, но между контрактами произойдет перенос оплаты.