15.05.2024

ЭД Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф.0509215)

Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф.0509215) применяется для индивидуального учета объектов основных средств стоимостью свыше 10 000 рублей, непроизведенных и нематериальных активов, прав пользования нематериальными активами, объектов библиотечного фонда стоимостью свыше 100 000 рублей за объект, признаваемых инвентарными объектами нефинансовых активов.

Методические рекомендации по формированию и примеры заполнения Инвентарной карточки учета нефинансовых активов (ф.0509215) приведены в письме Минфина России от 31.08.2023 № 02-06-07/83273 "Методические рекомендации по реализации электронного документооборота, сформированные по итогам "пилотного" внедрения".

Инвентарная карточка заполняется ответственным исполнителем в разделе Учет ⇒ Инвентарная картотека ⇒ По карточкам.

Порядок её добавления аналогичен порядку добавления Инвентарной карточки при ведении регистра бухгалтерского учета Инвентарная карточка учета (ф.0504031), установленного приказом Минфина РФ № 52н за исключением некоторых специфических особенностей, о которых будет сказано в описании формирования некоторых показателей печатной формы регистра.

При формировании печатной формы регистра в параметрах печати необходимо указать лицо, ответственное за его формирование и, при необходимости, дату формирования Инвентарной карточки:

Согласно положениям приказа Минфина № 61н и Методическим рекомендациям из письма Минфина России от 31.08.2023 № 02-06-07/83273 формирование Инвентарной карточки (ф.0509215) осуществляется следующими бизнес-процессами:

• процесс формирования Инвентарной карточки (ф.0509215) первоначальное;
  
• процесс формирования Инвентарной карточки (ф.0509215) по требованию;
  
• процесс формирования Инвентарной карточки (ф.0509215) при закрытии.
  

При формировании Инвентарной карточки (ф.0509215) по бизнес-процессу «первоначальное» в параметрах формирования отчета дата формирования в поле «Дата формирования карточки» не указывается.

При формировании Инвентарной карточки (ф.0509215) по бизнес-процессу «по требованию» в поле «Дата формирования карточки» нужно указать дату, по состоянию на которую требуется раскрыть информацию в отчете. В этом случае в отчете отразятся актуальные сведения на указанную дату на основании операций истории операций Инвентарной карточки, совершенных до даты формирования "по требованию".

Перед формированием Инвентарной карточки (ф.0509215) по бизнес-процессу «при закрытии» над Инвентарной карточкой индивидуального учета предварительно необходимо выполнить операцию Списание. Дата формирования в параметрах печати отчета в этом случае не указывается.

Ниже описаны особенности формирования некоторых показателей печатной формы регистра Инвентарная карточка учета (ф.0509215).
Таблица «1. Сведения о принятии объекта к учету и о выбытии объекта»
В таблице формируется одна строка, графы которой заполняются следующим образом:

Графа 2 «Номер счета учета» заполняется значением номера счета, используемого при формировании реквизита «Вид объекта» заголовка отчета.

Нижеследующие графы таблицы заполняются на основании записей истории операций Инвентарной карточки. При этом если в параметрах печати задана дата формирования, то операции, совершенные после указанной даты, не участвуют в формировании строк таблицы.

Графа 3 «Дата принятия к учету» заполняется значением «Даты операции» операции с типом «Принятие к учету». Если текущая Инвентарная карточка сформирована на основании другой (исходной) Инвентарной карточки, то дата определяется на основании операции с типом «Принятие к учету» исходной Инвентарной карточки.

Графы 4 - 6 «Принятие объекта к учету, документ-основание» заполняются соответствующими значениями реквизитов «Документа – подтверждения» из операции, определенной для графы 3.

Графа 7 «Дата выбытия объекта» заполняется значением «Даты операции» операции с типом «Списание».

Графы 8 - 10 «Выбытие объекта, документ-основание» заполняются соответствующими значениями реквизитов «Документа – подтверждения» из операции, определенной для графы 7.

Графа 11 «Причина выбытия» заполняется на основании одного из нижеуказанных источников в порядке приоритета:

1. Поле «Примечание» операции списания;
   
2. Поле «Содержание» Хозяйственной операции, связанной с операцией списания
   
3. Поле «Назначение документа» Внутреннего документа, связанного с операцией списания
   
4. Поле «Содержание» Хозяйственной операции, связанной с Внутренним документом, который связан с операцией списания.
   

Таблица «2. Сведения об объекте»
В таблице формируется всего одна строка, графы которой заполняются следующим образом:

Графа 6 «Фактический срок эксплуатации на дату принятия к учету (в месяцах)» заполняется значением поля «Фактический срок эксплуатации у предыдущих балансодержателей» заголовка Инвентарной карточки.

Графа 7 «Дата ввода в эксплуатацию» заполняется значением «Даты операции» операции с типом «Перемещение» и подтипом перемещения «Передача в эксплуатацию».  Если такой операции нет, то значением «Даты операции» операции с типом «Принятие к учету». При этом если в параметрах печати задана дата формирования, то операции, дата которых превышает указанную дату, не участвуют при формировании таблицы.

Графы 8 - 11 «Гарантийные обязательства» заполняются на основании записей, указанных в подразделе «Дополнительные характеристики» Инвентарной карточки, мнемокоды которых строго соответствуют следующему перечню: «ИК.Наименование гарант. Обязательства», «ИК.Дата гарант. обязательства», «ИК.Номер гарант. обязательства», «ИК.Срок действ. гарант. обязательства».
Например, для заполнения графы 10 таблицы значением номера гарантийного обязательства «456» необходимо указать это значение так, как это показано на скрине ниже:

Графы 12 - 14 «Документ, устанавливающий правообладание» и графа 15 «Учетный номер объекта капитальных вложений» заполняются на основании записей, указанных в подразделе «Дополнительные характеристики» Инвентарной карточки, мнемокоды которых строго соответствуют следующему перечню: «ИК.Вид права/обременения», «ИК.Номер документа права/обременения», «ИК.Дата документа права/обременения», «ИК.Учетный номер объекта капвложений».

Таблица «3. Краткая индивидуальная характеристика объекта»

Графа 1 «Наименование объекта» заполняется наименованием номенклатуры, указанной в заголовке Инвентарной карточки.

Графы 3 - 4 «Признаки, характеризующие объект» формируются с учетом параметра печати «Заполнять признак, характеризующий объект, из характеристики объекта ИК»:

При установлении данного параметра информация в эти графы попадает одной строкой на основании данных поля «Характеристика» вкладки «Характеристики» Инвентарной карточки как в примере на скрине:

Графа 2 «Признак изменения», при этом, заполняется значением «0» (ноль).

При не установлении данного параметра информация в эти графы попадает несколькими строками на основании данных подраздела «Дополнительные характеристики» Инвентарной карточки:

Для этого мнемокоды записей данных характеристик должны начинаться символами «ИК.ПризнОбъекта.».

Графа 3 «Наименование» заполняется на основании поля «Наименование» соответствующей характеристики:

Графа 2 «Признак изменения», при этом, заполняется значением поля «Примечание» спецификации соответствующей характеристики Инвентарной карточки.

Графы 5 - 9 «Содержание драгоценных материалов (металлов, камней)» заполняются по данным номенклатуры, указанной в заголовке Инвентарной карточки, и по спецификации «Состав инвентарного объекта», в зависимости от правил ведения бухгалтерского учета в конкретном учреждении и конкретного объекта учёта.

Таблица «4. Стоимость объекта, изменение стоимости объекта, начисление амортизации»
Таблица заполняется только для Инвентарных карточек, принятых к учету. Строки таблицы формируются на основании записей истории операций. Если указана дата формирования, то операции, совершенные после указанной даты, при формировании таблицы не участвуют.

Первая строка таблицы формируется на основании данных первой операции истории операций Инвентарной карточки.

Последующие строки формируются по тем операциям истории операций, в результате выполнения которых произошло изменение начальной стоимости объекта или остаточной стоимости (кроме операций начисления амортизации), например при начислении убытка от обесценения актива (операция «Коррекция»).

Также формируется дополнительная строка таблицы на основании данных из операции с типом «Списание».

Графа 2 «Изменение первоначальной (балансовой) стоимости объекта, причина» заполняется значением «Типа дооценки» операции.  Если «Тип дооценки» не задан, то значением «Типа операции».

Графы 3 - 5 «Изменение первоначальной (балансовой) стоимости объекта, документ-основание» заполняются соответствующими значениями реквизитов Внутреннего документа, связанного с операцией. Если связанный документ отсутствует, то значениями реквизитов «Документа – подтверждения» операции.

Графа 8 «Срок полезного использования (в месяцах)» заполняется значением атрибута «Срок полезного использования после» операции.

 «СПРАВОЧНО. Срок фактической эксплуатации на дату формирования инвентарной карточки (в месяцах)» определяется, как количество месяцев от «Даты ввода в эксплуатацию» до даты формирования (если дата формирования не указана, то до текущей даты) плюс значение поля «Фактический срок эксплуатации у предыдущих балансодержателей» заголовка Инвентарной карточки.

«Дата ввода в эксплуатацию», в данном случае, определяется, как «Дата операции» операции с типом «Перемещение» и подтипом перемещения «Передача в эксплуатацию».  Если такой операции нет, то, как «Дата операции» операции с типом «Принятие к учету».

Если «Дата ввода в эксплуатацию» не определена, то в графе выводится «0» (ноль).

Таблица «5. Информация о начисленной амортизации»
Если инвентарная карточка принята к учету с начальным износом, то формируется первая строка в таблице с данными, взятыми из первой операции истории операций Инвентарной карточки.

Остальные строки таблицы формируются на основании записей истории операций с типом «Начисление амортизации», даты которых не превышают дату формирования (если дата формирования не указана, то не превышающие текущую дату).

В зависимости от значения параметра печати «Выводить амортизацию за предыдущие годы» происходит группировка строк таблицы по годам дат начисления амортизации.

Таблица «6. Информация о начисленном обесценении»

Строки таблицы формируются на основании записей истории операций с типом «Обесценение актива». Если указана дата формирования, то операции, совершенные после указанной даты, при формировании таблицы не участвуют.

Таблица «7. Сведения об ограничении (обременении) объекта (части)»

Заполнение данной таблицы будет реализовано на основании спецификации Инвентарной карточки «Сведения об ограничениях (обременениях)».

Таблица «8. Сведения о произведенном ремонте, достройке, реконструкции, модернизации»
Строки таблицы формируются на основании записей истории операций с типом «Дооценка» и подтипами дооценки «Реконструкция, модернизация, ремонт» или «Капитальный ремонт», и на основании операций с типом «Ремонт». Если указана дата формирования, то операции, совершенные после указанной даты, при формировании таблицы не участвуют.

Графа 2 «Вид работ» для операции с типом «Ремонт» заполняется наименованием «Типа работ» записи спецификации «Перечень работ» операции истории операций. Если в спецификации записи о работах не заданы, то значением «Подтипа ремонта» операции.  Для операции с типом «Дооценка» заполняется наименованием «Типа дооценки».

Графы 3, 4 «Исполнитель работ» заполняются значениями полей «Идентификатор (для электронных документов)» и «Наименование» контрагента, указанного в спецификации «Информация по ремонту» операции истории операций.

Записи в спецификациях «Перечень работ» и «Информация по ремонту» для операции с типом «Ремонт» могут быть добавлены как автоматически на основании данных с вкладки «Информация о ремонте» параметров выполнения операции «Ремонт», так и путем выполнения специальных действий контекстного меню истории операций Информация по ремонту -> Перечень работ/Информация по ремонту, выполняемых для соответствующих строк истории операций.

Графы 5 – 7 «Документ-основание» заполняются соответствующими значениями реквизитов «Документа – подтверждения» операции.

Графы 10 – 12 «Сумма затрат на произведенные работы» заполняются значением «0» (ноль).

Таблица «9. Сведения о внутреннем перемещении объекта»
Строки таблицы формируются на основании записей истории операций с типом «Перемещение», у которых различаются «Контрагент до» и «Контрагент после», или у которых различаются «Местонахождение до» и «Местонахождение после». Если указана дата формирования, то операции, совершенные после указанной даты, при формировании таблицы не участвуют.

Графы 1, 2 «Накладная» заполняются соответствующими значениями реквизитов «Документа – подтверждения» операции.

Графы 3, 4 «Местонахождение объекта» заполняются адресами местонахождений на основании записей словаря «Местонахождение инвентарных объектов», которые указаны в атрибутах операции перемещения «Местонахождение до» и «Местонахождение после». Алгоритм формирования значения адреса аналогичен алгоритму, описанному для формирования реквизита «Местонахождение объекта (адрес)» заголовка отчета.

Таблица «10. Сведения о консервации (расконсервации) объекта»
Строки таблицы формируются на основании записей истории операций с типом «Консервация» и подтипом операции консервации «Долгосрочная», и на основании операций с типом «Возврат в эксплуатацию». Если указана дата формирования, то операции, совершенные после указанной даты, при формировании таблицы не участвуют.

Графы 1 – 4, 9 заполняются на основании записей истории операций с типом «Консервация».

Графа 1 «Причина консервации объекта» заполняется значением поля «Примечание» операции.

Графа 2 «Дата начала консервации» заполняется значением «Даты операции».

Графы 3, 4 «Акт о консервации объекта» заполняются соответствующими значениями реквизитов «Документа – подтверждения» операции.

Графа 9 «Ответственное лицо» заполняется значением поля «Контрагент кому» операции.

Графы 5 - 8 заполняются на основании записей истории операций с типом «Возврат в эксплуатацию».

Графа 6 «Дата окончания консервации» заполняется значением «Даты операции».

Графы 7, 8 «Акт о расконсервации объекта» заполняются соответствующими значениями реквизитов «Документа – подтверждения» Хозяйственной операции, связанной с операцией.

Для печати регистра с целью формирования ЭД применяется пользовательский отчет «Инвентарная карточка учета НФА, 0509215 и 0509216 (61н)».

Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф.0509215) подписывается:

Вид подписи	Где	Кем
ПЭП ЭД	Ответственный исполнитель бухгалтерской службы	ответственным исполнителем