ЭД Карточка учета имущества в личном пользовании (ф.0509097)

15.05.2024

ЭД Карточка учета имущества в личном пользовании (ф.0509097)

Карточка учета имущества в личном пользовании (ф.0509097) применяется для учета имущества (в том числе основных средств, материальных запасов), выдаваемого в личное пользование работнику (сотруднику, служащему), иному должностному лицу для исполнения возложенных на него служебных (должностных) обязанностей.

Карточка учета имущества в личном пользовании создается в разделе Документы ⇒ Электронные документы и регистры ⇒ Карточка учета имущества в личном пользовании.

Формируется лицом, осуществляющим контроль за обеспечением имуществом.

При добавлении Карточки в заголовке заполняется общая информация о документе. В поле «Ответственное лицо» указывается работник (сотрудник, служащий), получающий имущество в личное пользование.

Документ содержит две спецификации: «Обеспечение имуществом» и «Номенклатура в пользовании».

При добавлении записей в спецификацию «Обеспечение имуществом» используется специализированный словарь «Объекты нефинансовых активов» (Словари ⇒ Товарно-материальные ценности ⇒ Объекты нефинансовых активов). В этом словаре предварительно необходимо зарегистрировать объекты имущества организации, выдаваемые сотрудникам в личное пользование с целью исполнения ими возложенных на них обязанностей, как в примере на скрине:

В параметрах каждого объекта необходимо заполнить поля соответствующими значениями. Для заполнения графы 6 «Код условия возврата имущества» таблицы раздела «1. Обеспечение имуществом ответственного лица, получающего имущество» печатной формы регистра Карточка учета имущества в личном пользовании (ф.0509097) необходимо заполнить поле «Код условия возврата имущества» одним из предустановленных значений: «Возврат имущества при увольнении», «Возврат имущества по окончании срока использования», «Имущество не подлежит возврату»:

В спецификации «Номенклатура» каждого объекта устанавливается связь объекта с позициями словаря «Номенклатор».

Спецификация документа «Номенклатура в пользовании» заполняется автоматически на основании операций Выдача в пользование, Возврат имущества и Снятие с учёта.

Операции Выдача в пользование и Возврат имущества можно выполнить одним из двух способов:

Путем ручного добавления записей в дочерние спецификации «Материальные запасы» и «Основные средства» к спецификации «Обеспечение имуществом»;
Путем формирования из Акта приема-передачи объектов, полученных в личное пользование.

При использовании варианта №1 пользователю необходимо вручную добавлять запись о каждой операции в спецификации «Материальные запасы» и «Основные средства», в зависимости от вида выдаваемого (возвращаемого) объекта, в каждой из которых заполнить необходимые поля, указать вид операции и реквизиты первичного документа выдачи (возврата) имущества:

При добавлении операции Возврат имущества сначала рекомендуется выбрать вид операции – Возврат имущества, заполнить реквизиты документа о возврате и в поле «Операция выдачи» выбрать исходную операцию выдачи имущества, возврат которого оформляется, для того чтобы остальные поля добавляемой записи о возврате заполнились автоматически на её основании:

При использовании варианта №2 операции с имуществом в Карточку добавляются путем выполнения специального действия Включить в карточку учета имущества в личном пользовании над документом раздела «Акты приема-передачи в личное пользование»:

Вид операции в карточке будет зависеть от вида операции в исходном документе:

После добавления операций Выдача в пользование и Возврат имущества одним из вышеописанных способов Система добавит в Карточку записи о номенклатуре в пользовании, как в примере на скрине:

Для исключения данных Акта приема-передачи в личное пользование из Карточки учета имущества в личном пользовании необходимо выполнить специальное действие Исключить из карточки учета имущества в личном пользовании над соответствующим документом раздела «Акты приема-передачи в личное пользование».

Для Акта приема-передачи в личное пользование с видом операции «Возврат» доступно действие Сформировать спецификации по карточке учета. В результате его выполнения Система предложит в отдельном окне выбрать для возврата те объекты в пользовании, которые числятся на Карточке учета имущества в личном пользовании сотрудника, указанного в поле «Имущество выдал (возвратил)» документа:

Кроме того, Акта приема-передачи в личное пользование на возврат объектов имущества из пользования можно сформировать на основании Карточки путем выполнения операции контекстного меню раздела Сформировать акт на возврат. В открывшемся окне необходимо выбрать объекты имущества в пользовании, которые будут отражены в создаваемом документе и нажать «Ок». Далее нужно заполнить параметры заголовка создаваемого документа и нажать «Ок». В результате этих действий Системой будет создан Акта приема-передачи в личное пользование с видом операции Возврат для оформления операции возврата имущества из пользования по данной Карточке.

Для быстрого доступа к документам, связанным с текущей Карточкой учета имущества в личном пользовании, можно выбрать пункт контекстного меню Акты приема-передачи в личное пользование:

В результате его выполнения Система отобразит в новом окне перечень связанных с текущей Карточкой документов:

В данном окне есть возможность выполнять некоторые операции над связанными документами не выходя из раздела «Карточки учета имущества в личном пользовании».

Более подробно создание Акта приема-передачи в личное пользование описано в разделе "ЭД Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф.0510434)".

Операция Снятие с учёта добавляется в Карточку в результате отработки Внутреннего документа. Такой документ должен быть сформирован в разделе «Внутренние документы» путем выполнения специального действия Сформировать по карточке учёт имущества в личном пользовании.

При выполнении данного действия в параметрах необходимо указать Карточку учета имущества в личном пользовании, над имуществом которой будет выполняться операция Снятие с учёта:

В спецификацию создаваемого Внутреннего документа из Карточки будут перенесены объекты имущества, отражаемые в спецификации «Номенклатура в пользовании», для каждого из которых выполняются нижеперечисленные условия:

атрибут «Тип имущества» принимает значение «Материальные запасы»;
значение в атрибуте «Количество в пользовании» > 0;
атрибут «Условия возврата объекта имущества» соответствующей записи спецификации «Обеспечение имуществом» принимает значение «Имущество не подлежит возврату».

Если параметр «Включить всё имущество, не подлежащее возврату» не установлен, то в спецификацию создаваемого Внутреннего документа будут перенесены только те объекты, у которых дата в атрибуте «Срок возврата по нормативу» меньше или равна дате создаваемого документа из параметра операции «Документ.Дата».

Если параметр «Включить всё имущество, не подлежащее возврату» установлен, то в спецификацию создаваемого Внутреннего документа объекты будут перенесены независимо от дат.

Для закрытия Карточки в учете необходимо выполнить операцию контекстного меню заголовка документа Закрыть Карточку и указать дату закрытия. Система не позволит выполнить закрытие Карточки если у ответственного лица, на которое открыта данная Карточка, есть имущество в пользовании.

При необходимости можно откатить закрытие Карточки путем выполнения операции контекстного меню заголовка документа Отменить закрытие карточки.

Для формирования регистра в форме ЭД применяется пользовательский отчет «Карточка учета имущества в личном пользовании, ф.0509097 (61н)».

В параметрах печати регистра в поле «Карточку сформировал» необходимо указать лицо, ответственное за его формирование и, при необходимости, дату формирования:

Если указана дата формирования, то информация о выдаче и о возврате имущества отразится в отчете только по тем операциям, которые были выполнены не позднее указанной даты. Если в параметрах печати дата формирования не указана, то отчет будет формироваться по всем операциям Карточки.

Карточка учета имущества в личном пользовании (ф.0509097) подписывается: