Рекомендации по работе с электронными документами и регистрами

12.01.2024

1. Общая информация

Работа с первичными электронными документами в ПАРУС-Бюджет 8 ведется в следующих документарных разделах:

Документы ⇒ Электронные документы и регистры ⇒ [Прикладные подразделы];
Документы ⇒ Внутренние документы;
Документы ⇒ Акты инвентаризации ⇒ Акты инвентаризации наличных денежных средств.

Раздел «Электронные документы и регистры» содержит прикладные подразделы для регистрации большинства электронных первичных учетных документов, применяемых при ведении бухгалтерского учета. Описание работы с прикладными подразделами приведено в разделе 2 настоящие инструкции.
Для дальнейшей работы с электронными документами в системе ПАРУС-Бюджет 8 необходимо предварительно заполнить некоторые общие словари:

Объекты ⇒ Постоянно действующие комиссии;
Объекты ⇒ Подписывающие и согласовывающие лица.

Данные словари служат для автоматического формировании состава комиссии документа, для формирования листа голосования и выполнения процедуры голосования по объектам документа.

Для каждого раздела, в котором предполагается работа по подготовке электронных документов с операцией голосования, необходимо зарегистрировать постоянно действующую комиссию в словаре «Постоянно действующие комиссии». Для этого необходимо добавить заголовок записи с заполнением обязательных полей, а также заполнить реквизиты приказа о создании комиссии:

В спецификации необходимо создать перечень членов комиссии путем выбора из словаря «Контрагенты» с указанием роли, должности и периода полномочий каждого члена комиссии:

В словаре «Подписывающие и согласовывающие лица» для каждого типа электронного документа необходимо создать запись.
Раздел Системы, для которого предназначена запись словаря, указывается в заголовке, а в спецификациях добавляется перечень подписывающих и согласовывающих лиц:

Стоит обратить внимание на то, что спецификация «Подписывающие лица» формируется автоматически при добавлении заголовка и результаты её формирование зависят от того, для какого раздела зарегистрирован заголовок:

Роли подписывающих лиц спецификации (на рисунке поле выделено красным) также заполняются автоматически. Связи ролей и разделов «зашиты» в Систему и не подлежат корректировке пользователем. Для каждой роли пользователю необходимо заполнить поля «Контрагент» и «Должность».

1.1. Подготовка электронного документа

Под «подготовкой» документа в ПАРУС-Бюджет 8 понимается создание записи в соответствующем документарном разделе Системы стандартным способом, т.е. путем выполнения действия Добавить или Размножить контекстного меню заголовка раздела, путем автоматического формирования документа, доступного при выполнении некоторых операций в разделах «Инвентарная картотека», «Бланки строгой отчетности» и «Книги бланков строгой отчетности», а также путем формирования документа из госконтракта в разделе «Государственные контракты и закупки».

В структуре большинства подразделов раздела Документы ⇒ Электронные документы и регистры ⇒ [Прикладные подразделы] и раздела Документы ⇒ Акты инвентаризации ⇒ Акты инвентаризации наличных денежных средств присутствуют три типовые спецификации: «Состав комиссии», «Голосование» и «Подписанты электронных документов»:

В структуре остальных подразделов какая-либо из этих спецификаций может отсутствовать по причине отсутствия в ней необходимости с точки зрения приказа Минфина №61н.

Например, в подразделе «Решения о признании объекта нефинансовых активов» отсутствует спецификация «Подписанты электронных документов», т.к. согласно положениям приказа Минфина №61н документы данного раздела не утверждаются руководителем и не согласовываются с другими лицами.

При добавлении документа в разделе Документы ⇒ Внутренние документы спецификации «Состав комиссии» и «Подписанты электронных документов» доступны через одноименные пункты контекстного меню заголовка документа:

1.2. Формирование состава комиссии

Если после добавления документа в соответствующем документарном разделе Системы для него необходимо сформировать Состав комиссии, то в контекстном меню заголовка такого документа выбираем специальное действие Сформировать состав комиссии. В параметрах операции выбираем комиссию из словаря «Постоянно действующие комиссии»:

В результате этих действий члены комиссии, указанные в спецификации выбранного Состава комиссии, добавятся в спецификацию «Состав комиссии» документа. При таком добавлении членов комиссии в документ не будут перенесены те записи, у которых «Дата действия с:» позже даты документа или «Дата действия по:» раньше даты документа, т.е. члены комиссии, не действующие на дату формирования документа, не будут перенесены в спецификацию этого документа.

При необходимости в спецификации «Состав комиссии» документа записи можно добавлять стандартным способом без применения специального действия Сформировать состав комиссии. Записи данной спецификации можно удалять и исправлять стандартным способом.

Для тех членов комиссии, которые по какой-либо причине не смогут участвовать в голосовании по объектам документа, необходимо установить параметр «Не участвует в голосовании» и указать причину этого в поле «Особые отметки». Для члена комиссии со статусом «Ответственный исполнитель» поле «Особые отметки» является необязательным и его можно не заполнять:

Внимание, ответственный исполнитель указывается с составе комиссии. Это именно член комиссии с дополнительной ролью ответственного исполнители по документу! (не нужно добавлять одного и того же контрагента в состав комиссии дважды).

1.3. Формирование листа голосования

После формирования состава комиссии документа для него формируется Лист голосования.

Перед этим в документе необходимо заполнить резолюцию комиссии, которая в зависимости от вида документа может находиться в разных его разделах. Например, для Акта о консервации (расконсервации) объекта основных средств резолюция комиссии заполняется в соответствующем поле вкладки «Заключение комиссии»:

После заполнения резолюции комиссии по объектам учета документа формируем Лист голосования. Для этого в контекстном меню заголовка документа выполняем специальное действие Лист голосования -> Сформировать. В результате его выполнения Система создает связанный с документом Лист голосования в разделе Документы ⇒ Электронные документы и регистры ⇒ Листы голосования, а в спецификации «Голосование» документа создается перечень из членов комиссии, участвующих в голосовании.

При необходимости можно расформировать Лист голосования по документу выполнив специальное действие Лист голосования -> Расформировать. Для отображения ранее сформированного Листа голосования выполняем действие Лист голосования -> Показать.

1.4. Проведение процедуры голосования

Методисты департамента управления программными продуктами ООО "ПАРУС" рекомендуют для проведения голосования по документу, каждый член комиссии должен зайти в Систему под своим логином и выполнить действие Проголосовать в соответствующем Листе голосования. Этот вариант голосования не будет описан в этих рекомендациях.

Специалисты МБУ МЦИКТ "Вектор" рекомендуют выполнять процедуру массового проставления результатов голосования ответственным исполнителем учреждения.

Для голосования по документу в контекстном меню заголовка документа либо спецификации документа (можно отметить все записи спецификации документа) как, например, в Решении о признании объекта нефинансовых активов:

В параметрах операции голосования выбирается относительно объектов голосования – «За» или «Против»:

Результатом выполнения операции голосования является заполнение поля «Голосование» в форме редактирования записи члена комиссии спецификации «Голосование» значением «За» или «Против».

В заголовке Листа голосования можно указать значение такого параметра, как «Кворум», т.е. выраженное в процентном соотношении минимальное число членов комиссии, проголосовавших «За», требуемое для признания решения комиссии правомочным:

На скрине, представленном ниже, мы видим пример результата формирования Листа голосования и проведения процедуры голосования двумя членами и председателем комиссии по документу Акта о консервации (расконсервации) объекта основных средств. Все члены комиссии проголосовали положительно и процент положительных результатов голосования превысил кворум. Поэтому комиссией будет принято положительное решение по объекту голосования «Сервер Supermicro 6019R New»:

Согласно положениям приказа Минфина №61н Лист голосования является неотъемлемой частью электронного документа. Соответственно, он также подписывается в Системе электронной подписью, как и остальные первичные учетные документы.

Процедура голосования при работе в разделе Документы ⇒ Внутренние документы проводится только в Листе голосования, сформированном из документа.

1.5. Создание электронного документа

Создание электронного документа предполагает формирование электронного образа в виде PDF-документа и сохранение его в разделе Функции ⇒ Электронные документы. Для этого в документарном разделе формируется пользовательский отчет. Например, для Акта о консервации (расконсервации) объекта основных средств это будет отчет «Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств, ф.0510433(61н)». При его формировании указываем параметр «Переносить в электронные документы» и наживаем кнопку "В очередь":

Раздел «Электронные документы» используется как временное хранилище электронных документов формата PDF с целью дальнейшей их передачи в ФЭДО.

1.6. Передача электронного документа в ФЭДО

На записи документа в контекстном меню вызовите "Связи - Электронные документы", там будет находиться подготовленный образ электронного документа. Перед отправкой в ФЭДО рекомендуется проверить список подписантов отчета и очередность подписания:

Если ФИО кого-то из подписантов автоматически не определится, то его можно указать вручную. Количественный состав подписантов и порядок подписания рекомендуется не корректировать, т.к. обычно подписанты сопоставлены с местами размещения соответствующих штампов ЭП в электронном документе.

Отправьте электронный документ в ФЭДО с помощью действия "Выгрузить в МИС ФЭДО".

При поступлении электронного документа в ФЭДО, документ становится доступным для первого по порядку подписанта.

В ФЭДО электронные документы доступны только тем пользователям, которые указаны в списке подписантов документа. Причем доступ текущему пользователю на документ открывается только при поступлении документа ему на подпись.

1.7. Подписание электронного документа в ФЭДО

Подписание ЭД происходит в ФЭДО. Инструкция для сотрудников доступна по ссылке.
После подписания электронного документа встроенной подписью в него добавляется секция, связанная с подписанием. Данная секция позволяет выполнить проверку достоверности подписи при помощи специального предназначенного для этого программного обеспечения.
Печатная версия подписанного электронного документа (визуализация) содержит отметку (штамп):

Аналогичным образом подписывается в ФЭДО и Лист голосования по данному документу:

После подписания электронного документа отсоединенной подписью (УКЭП отсоединенная) при выгрузке формируется несколько файлов, исходный документ, ЭП и файл с визуализацией электронного документа:

Сохраненные описанным способом документы в разделе «Электронные документы» можно открыть или выгрузить в файл на компьтер для выполнения доступных для этого типа файлов операции. Например, эти файлы можно сохранить на внешний носитель или отправить по электронной почте.